Cómo escanear documentos con el móvil, almacenarlos, y no perderlos nunca

Una de las mejores herramientas que no todo el mundo sabe que tiene en su móvil es el escáner. Como el smartphone es una herramienta de productividad te contamos todos los beneficios de utilizar el móvil como escáner. No solo aplicaciones, sino trucos, consejos y utilidades.

El escáner, una herramienta de trabajo infravalorada

Una de las herramientas más infravaloradas del móvil es la propia cámara del móvil. Más allá de ser una herramienta para hacer fotografías, también tiene otras aplicaciones prácticas.

El escáner es una de esas aplicaciones  que no todo el mundo conoce, o asume que puede utilizar en su día a día. Realmente es muy útil si eres estudiante o trabajas con documentos, ya que se abre un mundo de posibilidades. Pero hoy te vamos a descubrir todas sus utilidades, trucos y cómo aunar tecnología y productividad en un dispositivo que quizás hasta ahora solo utilizases para el ocio.

La importancia de la digitalización de documentos es crucial

En mis años de instituto y comienzos de la universidad, el escáner era una herramienta muy útil para mi. La posibilidad de tomar cualquier libro o apuntes y escanearlo ampliaba mi base de conocimientos para estudiar. El escáner para mi siempre ha sido una herramienta imprescindible, pero tenía dos problemas. Tamaño y peso.

Allá por comienzos de 2012, con un Xperia U pude descubrir la mejor revolución que supuso Android por mi productividad. No es que tuviese una cámara excelente, pero era lo suficientemente buena como para funcionar como un escáner, pero sin las limitaciones de este.

En aquel entonces estaba adentrándome en segundo de ingeniería informática. Es una carrera en la que muchos contenidos se dan en ordenador, pero aún había ciertos recursos en los que un buen libro te salvaba la papeleta.

Tener un escáner utilizando la cámara del móvil ha sido una de las herramientas más útiles en mi época como estudiante.

Por otro lado, para aprender a programar bien tienes que saber y entender de algoritmos. La forma más útil de mejorar en este aspecto era quedar con compañeros y resolver problemas en pizarra. Tan pronto como terminábamos un ejercicio, escaneábamos y ya podíamos borrar la pizarra, que lo seguiríamos teniendo a mano.

Más allá de libros y apuntes, el escaneo también se me ha convertido en una herramienta indispensable para esas facturas de productos que tienes que mantener durante la garantía y que se terminan borrando. Lo mismo para contratos o documentos importantes que no puedes o no quieres perder.

Resumen de utilidades donde el escáner es una herramienta útil

• En trabajos conjuntos, para tener digitalizados apuntes que vais a necesitar todo el grupo.
• En la biblioteca, para escanear todo lo que necesitas de varios libros en una sola visita.
• Ejercicios resueltos en pizarra, ya sean de clase, resueltos en sala de estudio o tutoría.
• Documentos importantes de trabajo cuya pérdida podría meterte en problemas.
• Facturas y tickets de compra.
• Certificados importantes (por ejemplo, diplomas).
• Cualquier documento que consideres de valor, aunque sea personal. Una carta de amor, las primeras notas de tus hijos. Cualquier cosa afectiva que sepas que pueda no sobrevivir al tiempo. Puedes conservarlas en físico, también en digital.

Ya tienes una aplicación en tu móvil, aunque aún no lo sabes

Si, para tu sorpresa, lo más seguro es que en tu móvil Android ya exista una aplicación con la que puedes realizar escaneos. Google Drive es la aplicación de nube de Google donde podemos almacenar ficheros, así como abrir documentos.

Entre sus muchas opciones, tenemos la posibilidad de escanear documentos. Y ojo, que los resultados son más buenos de lo que parecen. Solo tienes que seguir estos pasos:

• Abre la aplicación de Google Drive (o descárgala si no la tienes instalada).
• Una vez abierto y con la sesión iniciada, tendrás que pulsar en el botón + ubicado en la parte inferior derecha.
• Se abrirá un menú inferior para elegir que queremos añadir. Seleccionamos la cámara donde pone escaneado.
• Tendrás que darle permisos a la aplicación para acceder a la cámara.
• Escanea los documentos que necesites. Puede que tengas que ajustar los puntos de reconocimiento.

Camscanner, cuando ser una herramienta dedicada tiene sus beneficios

Por otro lado, alejándonos de los complementos de grandes corporaciones, tenemos una pequeña aplicación que lleva ahí desde sus comienzos y que ha sabido crear una herramienta dedicada y especializada en el escaneo de documentos. Todos los que hemos usado el móvil como escáner en los primeros años de Android recordamos con cariño a Camscanner.

Se trata de una aplicación que sirve para lo que sirve. Toma una imagen, aplica filtro de limpieza (para que el resultado quede similar al de usar un escáner) y listo.

La limpieza de imágenes de Camscanner nos parece la mejor que puedes encontrar.

Las ventajas de esta aplicación están en la facilidad para compartir escaneos, poder tomar notas sobre los propios documentos digitalizados, enviar escaneos con facilidad a impresoras o fax, además de tener su propia nube. Tiene un gran número de servicios útiles.

Quizás su mayor pega esté en que muchas de esas funciones son de pago y suscripción, quedando más limitada en su versión gratuita. Pero es que es una aplicación tan buena que si la digitalización de documentos es una parte importante de tu trabajo, merece la pena.

Existen muchas más aplicaciones para crear documentos, pero creo que estas dos alternativas son las más interesantes. A nivel gratuito ambas son excelentes, mientras que la modalidad de suscripción de Camscanner es perfecta para profesionales que requieran digitalizar sus documentos.

Si conoces cualquier otra aplicación, quizás esté al nivel de estas o pueda ser mejor. Todo es cuestión de descubrir si tiene alguna herramienta o modo de uso que a ti te guste. Adobe Scan u Office Lens son ejemplos de aplicaciones de escáner de calidad. Si conoces una aplicación mejor, siempre puedes compartirla con nosotros en los comentarios.

Trucos para conseguir un mejor escaneo

• Evita los focos directos de luz, ya que favorecen que aparezcan sombras.
• Utilizar el flash no es mala idea, pero hazlo a cierta distancia.
• Utiliza una superficie plana.
• Si tienes el papel arrugado, el escaneo perderá calidad.
• No hace falta que te acerques demasiado. A una distancia intermedia conseguirás un buen resultado.
• Ten la lente limpia. El escaneado no requiere una cámara puntera, pero si que puedas tomar imágenes con suficiente nitidez.

Escanear solo es la primera parte del proceso: Busca una gestión eficiente

El mundo de la digitalización va mucho más allá de escanear documentos y a seguir viviendo. No, el objetivo de la digitalización va mucho más allá de pasar de un papel al móvil. El objetivo final de tener todos nuestros documentos es la accesibilidad de los mismos, saber que tienes un soporte extra, que además va siempre contigo. No importa que te independices y dejases en casa de tu madre tus apuntes de la universidad, que pierdas la mochila, o incluso que los tires por accidente. Tampoco es cuestión de tirar los papeles que escanees, sino que puedes conservar ambos.

Al igual que cuando clasificamos nuestros documentos físicos intentamos seguir cierto orden para encontrarlos con facilidad, en la digitalización de documentos es importante seguir una organización para que no se pierda nada en un batiburrillo de archivos y carpetas. A veces crear un orden es un poco lioso, pero en mi experiencia he podido encontrar una organización de carpetas que tras muchos años digitalizando documentos, es la que mejor me ha funcionado.

• En una carpeta principal, voy creando carpetas que resuman el tipo de documentos que irá ahí. Puede ser «Facturas», el nombre de una asignatura, los trabajos del colegio de tu hijo. Lo importante es que el nombre de la carpeta sea descriptivo, que quede bien claro de que va, aunque sea un nombre muy largo.
• Dentro de cada carpeta voy añadiendo documentos digitalizados. Cuando veo que el volumen comienza a ser muy grande en dicha carpeta comienzo a crear subcarpetas que organizo por años. Por ejemplo, en «Contratos» podría tener las carpetas 2012, 2013, 2015, 2016, etc…
• Por último, el nombre que le das a un documento escaneado. Vuelvo a insistir que le des una nomenclatura que te indique claramente de que va. Un título largo no tiene por qué tener coherencia, sino que puede ser una combinación de palabras clave. Por ejemplo, un tema común en mi carrera son los grafos, por lo que si quiero buscar ejercicios de grafos solo tengo que escribir la palabra en el buscador y aparecerán todos. Sé que es difícil, pero en un estilo de vida productivo aprender e interiorizar estas cositas es crucial.

Tus documentos son importantes, no los almacenes en un único medio

Por último reseñar una norma muy importante que viene también en la filosofía de querer digitalizar todos nuestros documentos. Recordemos que el objetivo de esto no es solo que sea guay poder acceder a cualquier documento, sino preservar todas esas copias que hemos hecho del papel.

Dedica un tiempo para tener tus copias de seguridad del contenido. Puede que te roben la cuenta de Dropbox y acabes perdiendo acceso a décadas de documentos, o que no te fíes de la nube, lo guardes en local y de repente tu disco duro deje de funcionar.

Es importantísimo tener varias copias de documentos importantes. No te fíes de un único medio.

Es muy importante guardar todos tus escaneos en varios repositorios, de tal forma que siempre puedas tener acceso como mínimo a tus documentos en tres soportes.

No confíes solo en tu móvil, no confíes en tu ordenador, no confíes en la nube, no confíes en un disco externo, no confíes en el papel físico. Pero si confías en todos ellos, será imposible que pierdas toda esa información.