Bueno, hoy voy a enseñaros como crear un cuaderno colectivo, en tiempo real y con sincronización automática, y que además podremos tener a nuestra disposición cuando queramos.

dropbox-one-note

Es muy útil a estas alturas del curso, que justo acaba de empezar y así poder tener toda la información recopilada, de manera que si nos unimos 4 o 5 personas de confianza, podemos lograr, por ejemplo, unos apuntes de clase muy completos y con un pequeño apartado de “pregunta/respuesta”, dudas, comentarios… Lo que queramos.

Para ello, vamos a utilizar dos programas: Dropbox y Microsoft OneNote. El primero es de sobras conocido por todos, pero el segundo… Creo que es ese gran desconocido del pack de MS Office, y la verdad es que es una maravilla de programa con tantos usos como imaginación tengamos.

¿Qué es Microsoft OneNote?

El programa Microsoft OneNote es una utilidad incluida dentro de la suite ofimática Microsoft Office a partir del año 2003 (como complemento) y 2007 (integrado), y adquiriendo en su version 2010 la interfaz Ribbon.

Su estructura es muy simple:

CUADERNOS que contienen SECCIONES (o grupos de estas) que a su vez contienen PÁGINAS.

Imagináos un cuaderno de apuntes de clase. Sus hojas suelen estar divididas en colores, para separar por asignaturas (por ejemplo), y cada color tiene diversas páginas (y subpáginas) donde escribir. Pues esto funciona exactamente igual.

EJEMPLO ONENOTE

Tiene varias funciones que lo hacen un programa muy completo y potente, que puede ser utilizado para muchísimas funciones, pero sobretodo me gustaría destacar dos características:

El guardado automático

Creo que es el primer programa de la suite MS Office que no tiene un botón de “Guardar”, gracias al cual cuando terminamos el trabajo (o está en proceso) salvamos el estado actual del proyecto. OneNote, en cambio, va guardando los cambios EN EL MISMO MOMENTO en el que los hacemos. Muy al estilo de Google Docs, pero mucho más instantáneo. Es muy útil para cuando, por ejemplo, se va la luz en casa y estás en un ordenador de sobremesa ya que, como mucho, habrás perdido la última palabra.

La capacidad de escribir en cualquier lado y de mover libremente el contenido

Esta función me parece muy interesante si tomamos los apuntes en clase mediante un ordenador, ya que podemos darle algo de formato al texto, hacer esquemas rápidamente, pequeñas anotaciones al margen…

O si por el contrario lo estamos haciendo en casa y tranquilos, podemos añadir imágenes al lado del párrafo correspondiente, muy al estilo de los libros de texto…

¡El uso solo está limitado por la imaginación!

Algunas otras funciones interesantes

OneNote tiene algunas otras características que lo pueden hacer un programa muy completo en cuanto a manejo y organización de información se refiere.

Una de ellas es que se instala también como si fuera una impresora. Si, si, habéis leído bien, una impresora.

Imaginaos este caso: Tenéis una clase en la cual el profesor os ha colgado la presentación de la charla que va a dar ese día. Pues cogemos el archivo PDF y lo abrimos con el lector que queramos. Vamos a Imprimir y seleccionamos Enviar a OneNote 2007/2010 como impresora. Veremos como el archivo pasa por un proceso de “Impresión” virtual y un posterior procesado para, de golpe, verse plasmado en nuestra hoja de OneNote. Ahora podemos tomar apuntes encima de ese PDF para tomar algunos apuntes, hacernos pequeñas notas… O simplemente tenerlo ahí integrado con el resto de apuntes.

IMPRESORA

Además, si el PDF tiene buena calidad, OneNote permite la búsqueda de texto en él.

También está el “modo pluma” (Dibujar-> Pluma), con el que podemos tomar notas a mano alzada (ahí depende de la habilidad de cada uno), o también insertar autoformas como flechas, para, por ejemplo, poner nombres a un dibujo.

Si hacemos click en una parte vacía de la hoja, se nos abre un nuevo cuadro de texto en el que podemos añadir lo que queramos, y moverlo también donde queramos: encima de un dibujo, entre dos líneas de texto, al lado como una anotación… (Podemos moverlo todavía más libremente si mientras lo arrastramos presionamos la tecla Alt)

También podemos grabar audio o video, con lo cual si estamos en una clase/conferencia y tenemos permiso expreso para hacerlo, podemos adjuntar un video o el audio de una explicación, y quedará como archivo adjunto a la hoja.

Además esto tiene una característica interesante, ya que mientras va grabando el audio, memoriza en qué momento has escrito cada cosa, y mientras reproduces el archivo en casa, te va señalando lo que estabas escribiendo en ese momento!

Mediante el comando: Windows+S se abre un modo de Captura de pantalla, de manera que podemos hacer un screenshot y adjuntarlo a continuación de lo que estábamos escribiendo o copiarlo al portapapeles, de manera que podemos capturar una imagen de un pdf sin tener que importarlo todo entero, solo la sección que nos interese 😉

Y mediante Windows + N, se abre una pequeña ventana para hacer notas rápidas. Esto es un remanente que queda abierto incluso cuando cerramos OneNote, por si, por ejemplo, en ese momento estamos leyendo Omicrono haciendo algo importante y viene algún compañero a decirnos que mañana hay que entregar un proyecto con unas características y no tenemos tiempo para ir a la sección de ese apartado. Nota rápida y listo, queda para consultar posteriormente haciendo click en el apartado “Notas sin archivar”, en la esquina inferior izquierda de OneNote.

NOTA AL MARGEN

También podemos adjuntar archivos locales (por ejemplo, un video que hay que ver para hacer un trabajo, pero que ya lo tenemos bajado). Simplemente hay que ir a Insertar -> Adjuntar archivo.

Muy bonito, pero esto… ¿De qué me sirve?

Por si solo te puede servir como ya he dicho, para tomar apuntes y tenerlo todo organizado, aparte de como centro de información (puedes crear un cuaderno con tus datos personales, para poder tenerlo siempre a mano, como tus números de tarjeta de crédito, tu número de DNI, pasaporte, seguridad social, fotocopias de DNI, carnet de conducir…), para planificar trabajos en grupo… Todo lo que se te pase por la cabeza.

Y a esto tenemos que añadirle un pequeño “componente social” uniendo nuestros cuadernos con Dropbox (Microsoft ofrece la posibilidad de hacerlo mediante su servicio Windows Live, pero considero que Dropbox aprovecha muy bien el tema de la sincronización instantánea).

Esto es tan sencillo crear un nuevo cuaderno (APUNTES CONJUNTOS), crear las secciones para las asignaturas e ir añadiendo páginas, a una por clase, o una por persona y clase, o una por persona y tener ahí todos los apuntes de esa persona… Y ubicarlo en una carpeta compartida de Dropbox.

Un ejemplo práctico: Tu, Ricardo y yo vamos a la misma clase, yo tomo los apuntes en ordenador y vosotros los tomáis a mano, pero luego los subís a nuestro documento de OneNote colaborativo (mediante carpeta compartida en Dropbox). Estás pasando tu parte de los apuntes cuando te das cuenta de que he abierto una subpágina en el tema de hoy llamada “Dudas”, donde he puesto 2 preguntas que no he terminado de entender de la clase. Ricardo ha respondido una de ellas, pero también ha planteado otra. Si se da la casualidad de que sabes la respuesta o lo puedes explicar, lo añades y ahí tendremos los 3 un apartado de dudas resueltas con su explicación, de donde poder aprender y consultar lo que no entendamos (cuanta más gente, más posibilidades de uso).

También se puede crear una sección aparte solo para dudas, esto ya al gusto de cada uno 😉

O un día que estás enfermo y te pierdes esa clase tan importante! Pues tendrás tu documento de OneNote sin tener que irte preocupando de que alguien te pase los apuntes o similares, sabrás que tus personas de confianza habrán hecho su trabajo (no me responsabilizo de compañeros vagos que se dediquen a no hacer nada y solo aprovecharse de otros).

Además, MS OneNote tiene opciones para marcar detalles como importantes, tareas por hacer (para ver que deberes hay si ese día has faltado a clase, o para organizar un trabajo e ir marcando las etapas) y luego, mediante la opción “Buscar etiquetas”, ver todo lo que hayamos marcado como importante (para preparar un examen) o las tareas sin hacer.

ETIQUETAS

Cabe destacar que mientras estemos tomando los apuntes por ordenador, si estamos conectados vía WiFi los cambios se irán sincronizando instantáneamente con Dropbox, de manera que si alguien estuviera viendo ese documento compartido desde casa o desde otro ordenador, podría verlo en formato “Live Writing”.

Recomiendo que, para evitar copias conflictivas, creéis secciones diferentes para cada persona, es decir, que una asignatura sea “MATEMATICAS RICARDO”, la otra “MATEMATICAS JUANITO” y la otra “MATEMATICAS ROBERTO”, ya que si se diera la casualidad de que dos personas intentan subir versiones del mismo archivo a la vez, Dropbox los considera “Copia conflictiva” y puede que algunos cambios no estén correctamente guardados. Así que creando secciones diferentes, ese “problema” se soluciona perfectamente.

Además, las nuevas secciones quedan integradas en el bloc de notas, facilitando muchísimo la navegación entre ellas 😉

Otra opción es crear un Grupo de secciones por asignatura, y una sección por persona dentro del grupo.

Finalmente, decir que Microsoft ofrece un complemento gratuito y muy ligero que permite exportar a formato PDF (eligiendo páginas, secciones…), lo cual puede ser muy útil para pasarle algún apartado concreto a una persona, o para llevarlo a una copistería y que no haya problemas con el formato.

GUARDAR COMO PDF

Espero que os sea útil y os sirva para cualquier ámbito en el que lo utilicéis 🙂

Muchísimas gracias a Carlos por enviarnos este fantástico tutorial. Sabéis que nos encanta que colaboréis con el blog, así que podéis enviarnos lo que queráis 🙂