Desde el próximo año, la factura electrónica es obligatoria para todas las compañías españolas, incluidas pymes y autónomos, siempre que facturen más de ocho millones anuales. A partir de 2025 este deber se extenderá al resto, según regula la Ley Crea y Crece.
No todas las pymes están familiarizadas con este tipo de documentos ni gestiones. La factura electrónica tiene los mismos efectos que la factura en papel y su legibilidad y autenticidad la ha de garantizar un programa informático, que la crea y la recibe.
“Al principio puede dar un poco de vértigo, sobre todo para aquellas empresas (pequeñas o grandes) que no están digitalizadas y que aún hacen las facturas en Excel. Sin embargo, se trata de un proceso mucho más sencillo de lo que parece”, asegura, Ángel Zuate, Product Marketing Director de Cegid en Iberia.
PREGUNTA: ¿Cómo pueden las empresas llevar a cabo esta transición, especialmente las más pequeñas?
RESPUESTA: Las empresas de software de gestión queremos acompañar a los clientes y, por eso, hemos diseñado herramientas de facturación útiles e intuitivas para ayudar en esta transición a todas las empresas y autónomos, como Cegid Contasimple, que permite emitir facturas electrónicas en cuestión de minutos sin necesidad de tener grandes conocimientos contables o de informática. Contar con una solución de este tipo, será “todo” lo que una empresa necesita para hacer su transición digital.
P.: Uno de los objetivos de establecer esa obligatoriedad de la factura electrónica es permitir un mayor control de las transacciones, algo a lo que también contribuye la Ley Antifraude y sus nuevos requisitos para el software de gestión, ¿cómo se adaptan las soluciones para cumplir con estas regulaciones y asegurar que los clientes están conformes?
R.: La ley antifraude ha implementado el sistema Verifactu, por el cual, para emitir facturas electrónicas en España, los software deben estar homologados por la Agencia Tributaria y cumplir con una serie de requisitos. Para empezar, un requisito vital es que se puedan validar las facturas antes de su emisión. Es decir, la herramienta de facturación debe contar con la posibilidad de firma electrónica para confirmar la autenticidad e integridad de las facturas.
"Emitir facturas electrónicas en cuestión de minutos sin necesidad de tener grandes conocimientos contables o de informática"
Además, el software debe permitir el almacenamiento y archivo de las facturas electrónicas durante un periodo de tiempo, y así cumplir con los requisitos legales y de auditoría. Asimismo, estos software deben garantizar la interoperabilidad e integración con otros sistemas de software empresarial (contabilidad, inventario, etc.). Finalmente, todas las facturas emitidas por los software homologados serán compartidas de forma automática con la AEAT, lo que ayudará a las empresas a luchar contra la morosidad.
P.: La transformación digital es una prioridad en los fondos Next Generation. ¿Cómo ven el papel de los agentes digitalizadores en el cumplimiento de esta ambición de transformar el tejido empresarial español con este nuevo marco regulatorio?
R.: Los agentes digitalizadores nos hemos convertido en un pilar fundamental para las empresas en su proceso de digitalización. Sobre todo, entre las pymes, micropymes y, por supuesto, los autónomos. Creemos que no basta únicamente con ofrecer una subvención, si luego no saben cómo invertirla. Por eso, en Cegid consideramos que debemos ser verdaderos socios y acompañarlos en su proceso de transformación digital, ofreciendo asesoramiento a medida de cada cliente.
Contamos con soluciones para todos los segmentos empresariales, pero no todos necesitan las mismas herramientas. Habrá empresas que necesiten implementar una solución avanzada de ERP para la gestión integral de su empresa (contable, fiscal, facturación, RRHH, inventario, logística...), mientras que otras, quizá, con un software contable y de facturación ya habrán dado un paso de gigante en su proceso de digitalización. La clave, entonces, será ofrecer ese apoyo diferenciador a cada cliente y hacer fácil un camino que muchas veces se antoja difícil.
Por otro lado, uno de los valores principales es que nuestras soluciones de software están siempre actualizadas a la legalidad vigente, lo que, con los constantes cambios legislativos que hay, es un gran alivio para las empresas.
"Los agentes digitalizadores nos hemos convertido en un pilar fundamental para las empresas en su proceso de digitalización"
P.: ¿Podría explicar cómo están ayudando a las empresas en el tratamiento e información de datos? ¿Cuáles son las ventajas clave del uso de soluciones digitales en la toma de decisiones empresariales?
R.: Las soluciones de Cegid están transformando la forma en que las empresas manejan sus datos en las áreas de RRHH, contabilidad, fiscalidad y facturación, entre otros. Nuestros software –gracias también a la automatización de tareas– facilitan la recopilación, organización y análisis de datos en tiempo real en todas estas áreas cruciales del negocio. Esto permite a las empresas tener una visión completa y actualizada de su desempeño financiero, situación de recursos humanos y cumplimiento fiscal en todo momento.
Las ventajas en la toma de decisiones empresariales son evidentes. Agilizamos los procesos, al eliminar la necesidad de tareas manuales intensivas, lo que aumenta la eficiencia y reduce los errores. Esto se traduce en una toma de decisiones más rápida y precisa. Además, esto permite identificar tendencias, oportunidades y áreas de mejora de manera más efectiva, pudiendo aspirar a una estrategia empresarial más sólida y orientada al éxito.
P.: En un contexto donde la digitalización es esencial, ¿qué consejos o mejores prácticas deberían seguir las empresas, especialmente a las más pequeñas, para abordar eficazmente los cambios en los circuitos de facturación y en el software de gestión? Temas que abordarán en el evento que organiza CEGID el próximo 4 de octubre.
R.: Desde Cegid insistimos en que hay que confiar en un partner que acompañe al cliente en la digitalización de principio a fin. No solo hablamos de recibir apoyo en la implementación de las soluciones, sino también en la estrategia y en la operativa del el día a día. Por ejemplo, nuestra labor de partnership con nuestros clientes contempla la formación continua y a medida, tanto en cuestiones relacionadas con los software como en cuestiones legislativas que les afecten.
De hecho, este próximo 4 de octubre organizamos un evento llamado Cegid Accounting Summit, gratuito y online para asesores y directores financieros, que abordará las últimas novedades en economía, legislación y digitalización, haciendo hincapié en el papel que la tecnología tiene en el crecimiento del tejido empresarial español.
"Al eliminar la necesidad de tareas manuales intensivas, lo que aumenta la eficiencia y reduce los errores"
Se discutirán temas de gran relevancia, como el análisis del actual modelo económico y legislativo, así como los cambios previstos para los próximos años. Se explorará el papel que los asesores desempeñarán en el nuevo modelo económico, además de las habilidades necesarias para afrontar la Ley Antifraude y la factura electrónica. Por supuesto, también se reflexionará sobre el papel crucial que tiene la tecnología en la actualidad y en futuro más próximo.
P.: ¿Puede compartir ejemplos concretos de éxito en los que hayan ayudado a las empresas a superar los desafíos relacionados con la factura electrónica y la transformación digital?
R.: A menudo nos encontramos con empresas que llegan a nosotros porque son conscientes de que tienen la necesidad de digitalizarse. Realizan de forma manual sus nóminas, facturación, contabilidad... Lo que se traduce en el trabajo de una o varias personas dedicadas exclusivamente a tareas administrativas. Entonces, cuando implementan nuestras soluciones y descubren que un trabajo que les llevaba horas –como el diseño de nóminas o la introducción de asientos contables–lo pueden hacer en cuestión de minutos, literalmente, les parece increíble.
En el caso de los programas de facturación, nos encontramos en la misma tesitura. Cuando una empresa o autónomo que solía generar todas sus facturas manualmente prueba nuestras herramientas, experimenta una mejora notable en la gestión administrativa de su negocio. Nuestras soluciones permiten automatizar no solo la creación de facturas, sino también proformas, presupuestos, igualas, introducción de incidencias, generación de remesas, etc. Lo que nos da una visión clara del salto cualitativo que experimentan las empresas al utilizar nuestros software de facturación.
Por todo esto, ciertamente, podemos afirmar que cada nuevo cliente que llega a Cegid, y abraza la digitalización por primera vez, es todo un caso de éxito.
P.: Sobre el nivel de madurez digital en el sector de las asesorías y despachos profesionales, ¿cuáles son las principales tendencias y desafíos que identifican en este sector?
R.: Las asesorías y despachos profesionales son uno de nuestros principales clientes, para los cuales ofrecemos soluciones muy reconocidas en el sector como Cegid Diez, Cegid Profiture o Cegid Club del Asesor. Recientemente, realizamos un estudio entre nuestros clientes y los resultados mostraron que las asesorías aún se encuentran en un estado de digitalización muy poco avanzado, realizando multitud tareas manualmente, lo que les resta mucho tiempo de dedicación a sus clientes. En otras palabras, su principal problema es que en vez de asesorar, se dedicaban a “picar datos”, lo que va en detrimento de la calidad del servicio ofrecido.
En contrapunto, la tendencia indica que, poco a poco, algunas asesorías están comenzando a implementar soluciones de software más sofisticadas como un ERP para la gestión integral del despacho, herramientas de comunicación bidireccional con el cliente o, incluso, soluciones de business intelligence para analizar la rentabilidad del despacho y la productividad de los equipos. Esto es debido a que el mercado es cada vez más competitivo y necesitan ofrecer a sus clientes una oferta diferencial y de valor añadido. Por lo que consideramos que es un momento clave para que los asesores apuesten por la digitalización, si no quieren quedarse atrás en esta carrera.