Pleo convierte a cada empleado de una pyme en parte del área de contabilidad

Mayo de 2020 no podrá ser considerado, desde una perspectiva histórica, el mejor momento para lanzar una compañía en España. Estábamos sometidos todavía al durísimo encierro domiciliario, en su tercer mes y apenas empezando a suavizarse para salir por horas a la calle. Pero es lo que hizo Pleo, una fintech de origen danés, que ahora está a punto de cumplir seis años y previamente se había extendido a Suecia, Alemania e Irlanda.

"Ha sido parte de nuestra estrategia, para venir a España. Queríamos ir hacia las zonas más al sur de Europa", desmiente el CEO Jeppe Rindom, cofundador con el italiano Nicolo Perra, en conversación con D+I. Resulta que el confinamiento se ha convertido en el contexto adecuado.

"Podrá considerarse que son malos tiempos para los negocios, pero nosotros creemos que el plazo ha resultado perfecto por la absoluta transformación de tener que operar tu compañía desde casa. Eso añade mucha complejidad al trabajo en conjunto", añade.

Cómo funciona

Lo que hace el software de Pleo es, simplificando bastante, convertir a cada empleado de una pyme -que es por ahora el objetivo concreto y único de su despliegue- en parte integrante del equipo contable.

Esa complejidad añadida a la que se refería Rindom tiene que ver, sobre todo en las pymes -y cuanto más pequeña, más todavía-, con la frecuente necesidad de que un empleado tenga que comprar por su cuenta "material para el trabajo", e incluso pagarlo de su bolsillo en primera instancia.

"Ofrecemos a las pyme una manera de distribuir la tarea de compras entre los empleados, permitiéndoles adquirir servicios, como por ejemplo publicidad, lo que puedan necesitar, de manera segura", detalla Rindom.

"La empresa establece los privilegios y normas para cada empleado y el software se encarga de recolectar los recibos, categorizarlos aplicando el criterio contable correcto para cada transacción y enviarlo a la partida adecuada, de manera que todo el proceso de compras se registra de la forma más automatizada posible en un software de contabilidad".

El CEO señala específicamente que su software puede conectarse con el extendido sistema de gestión de Sage. "Podríamos decir que lo que hace nuestro producto por la contabilidad es lo mismo que hace Zoom por la comunicación. El equipo financiero puede estar conectado con los empleados y ellos pueden comprar y procesar el gasto mientras está todavía fresco", aclara.

El empuje del teletrabajo

Así que alega que "desde esa perspectiva, no podía ser mejor momento, porque hay un montón de compañías que ahora no pueden compartir en las oficinas una tarjeta de crédito y esas cosas".

El software de Pleo permite establecer diferentes apartados, según los departamentos de la compañía, "puede ser marketing, que necesita comprar anuncios en Google o Facebook; puede ser IT para la compra de hardware; puede ser un jefe de proyecto, que necesita salir de viaje; o puede ser un diseñador, que requiere suscribirse a determinadas herramientas".

También, indica, puede marcar diferencias de nivel entre un responsable del departamento "que está gestionando una campaña" o un miembro del equipo.

"La experiencia parte de tener acceso a una tarjeta MasterCard [corporativa] para hacer pagos", pero en los últimos meses ha ido incluyendo herramientas puramente digitales como Google Pay y Apple Pay.

Lo que no hace el sistema es aplicarse al pago de salarios ni a ningún tipo de transferencia de dinero que no esté asociada con la compra de material o servicios.

Trayectoria previa

Rindom y su socio Perra identificaron "como experiencia propia" las dificultades que aporta esa cuestión, las compras, a la gestión de una compañía" y, además tener que hacerlo con los bancos.

Ambos aprendieron las dificultades cuando trabajaron juntos anteriormente en Tradeshift, otra fintech nacida en Dinamarca, que se trasladó luego a San Francisco. Por eso decidieron inventar una solución que funcionase "de abajo arriba".

Una de las cuestiones que les preocupa es la relación económica que se establece entre la compañía y los empleados, cuando estos tienen que incurrir en gastos por cuenta de aquella. Según una reciente encuesta de Pleo, "el 54% de los departamentos financieros en España dedica más de dos días al mes a administrar los gastos de los trabajadores, mientras que en Reino Unido tardan menos de ocho horas".

Además, el teletrabajo ha incluido en este capítulo gastos como la luz, internet y teléfono, que recaen en el propietario del domicilio y complican la gestión. Según la encuesta, "el 38% de compañías españolas indica que la gestión de gastos de empleados es una fuente de pérdidas".

Pleo funciona con una "licencia europea de proveedor de dinero electrónico" asociada con MasterCard. Su software ha sido "desarrollado en casa", dice Rindom.

Cuenta con "230 empleados, de los que 75 trabajan en el producto. Son diseñadores, ingenieros y científicos de datos… En los primeros tiempos éramos Nico y yo y lanzamos la primera versión de siete u ocho personas, en 2016". En la actualidad tiene más de 12.000 clientes, según los últimos datos.

"Tratamos de causar el mayor impacto posible en la transformación y automatización de los procesos contables en compañías de todo el mundo y evitar el trabajo manual. Y facilitamos al equipo financiero una mejor visibilidad de lo que está ocurriendo, que se sienta seguro y con el control de la gestión del dinero. Pero apenas son los primeros pasos…", concluye.