Como compartir archivos de Google Drive entre varios usuarios

Si tienes varias cuentas de Google o tienes un trabajo conjunto con varias personas más en Google Drive, te enseñamos cómo gestionar los usuarios que tengan acceso a ellas.

Google Drive es uno de los servicios en la nube más usados del mundo junto a algunos como Dropbox. Gracias a una cuenta de Google y unos 15GB de almacenamiento gratis puedes tener todos tus archivos importantes en un mismo lugar.

Y esto es perfecto para grupos de trabajo que tengan conjuntamente trabajos y demás, o bien que un archivo esté disponible para varios usuarios. Hoy te enseñamos cómo pasar estos archivos entre varios usuarios y gestionarlos.

Cómo pasar archivos de Google Drive entre distintos usuarios

Además de explicarte cómo pasar estos archivos de Google Drive entre varios usuarios, también aprenderás a geestionar dichos usuarios y qué hacen con tus archivos. Desde seleccionar si sólo los leen o modifican hasta dárselos directamente a ellos. Si bien este procedimiento es mucho más simple en PC, en la aplicación de Google Drive se puede. Aunque hay ciertas limitaciones, tenlo en cuenta.

Os mostraremos el procedimiento basándonos en la posibildad de pasar un archivo entre dos cuentas de un mismo propietario. Como algunos sabréis, yo tengo 3 cuentas de Google, por lo que he hecho la demostración con una hoja de cálculo.

En mi caso, este archivo es propiedad de mi cuenta principal y mi otra cuenta puede modificarlo y acceder a él. Pero en base a esto, podéis tanto cambiar el propietario como modificar el acceso de una cuenta a ese archivo.

Lo primero que debéis hacer en la app de Google Drive es darle a las opciones directamente de un archivo, en los 3 puntitos que tiene al lado del nombre de este. Os aparecerá un menú igual que el de arriba, y tendréis que pulsar sobre «Añadir personas».

Esto os permitirá entrar a un menú en el que podréis personalizar los usuarios que tenga este archivo en Google Drive. También (como su nombre indica) podréis añadir nuevos usuarios a la propiedad.

Bien, ya entramos en materia. En el menú que os saldrá podréis permitr que alguien que elijáis tenga acceso a este archivo. Abajo tendréis un menú con los usuarios que tienen acceso a dicho archivo, y pulsándo sobre él podréis elegir qué usuarios hay y qué hacen. 

En este ejemplo tengo puesto que puedo editar, comentar y ver dicho archivo. Así podréis tener un archivo compartido entre varias personas. Y la limitación llega ahora.

Si quieres hacer más, tendrás que ir al PC

El problema viene si queréis hacer más que eso. Para poneros en contexto, os contaré mi experiencia. Tengo 3 cuentas de Google, pero una principal que se encarga de «gestionar» las otras dos.

La cosa es que todo lo importante lo almaceno ahí, mientras que las otras dos se van para el trabajo y el ocio respectivamente. En un primer caso quería que dichos archivos de Drive que creé en la primera cuenta pasasen definitivamente a la del trabajo. Y no pudo ser.

Si quieres hacerlo de una manera más profesional, vete al PC

Básicamente tenía que convertir dicha cuenta en predeterminada. Y eso no puede ser. Para darle el acceso total a mi cuenta, tenía que hacer que esa cuenta fuera el centro de todo Drive. Es decir, con estos detalles más intrusivos, tenéis que iros al PC y explorar las (todavía) más opciones que te deja Google, y adaptarlas a vuestro caso. Depende de para qué queráis usar el archivo y en qué cuentas queréis usarlas.

Como consejo personal, os recomiendo simplemente darle el acceso normal a la cuenta que queráis. Si necesitáis modificarlo desde una cuenta, dadle dicho acceso. Si sólo queréis que lo vea, también.

Porque si quieres pasar directamente un archivo y cambiarlo de propietario, es más que seguro que Google te de problemas, y tengas que liarte la cabeza. Por lo demás, no tiene más misterio. Pero sí que es algo que Google debería revisar y mirar.