El segundo aniversario de la entrada en aplicación del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), aquel 25 de mayo de 2018, evidencia que todavía muchas empresas del tejido empresarial español continúan sin cumplir con las obligaciones establecidas por la norma europea, además de la posterior Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de derechos digitales (LOPDGDD) de diciembre de 2018.

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha sido y es consciente que los estándares legales que se han de implantar no son fáciles, y que muchas de estas empresas han decidido continuar con su actividad a riesgo de ser sancionadas. Como solución a estos problemas, la AEPD lanzó el 9 de abril de 2019 la herramienta “Facilita RGPD”, con el objetivo de posibilitar la adecuación al RGPD de las empresas y profesionales que sean responsables o encargados de tratamientos que procesen datos personales de escaso riesgo para los derechos y libertades de las personas.

Esta herramienta, a pesar de ser de utilidad, ha presentado grandes limitaciones, pues la existencia de un procesamiento de datos de categoría especial restringe el uso de dicha plataforma.

En esta ocasión, la AEPD se ha centrado en otro sector, y de manera acertada, ha publicado otra nueva plataforma que ha llamado “Facilita Emprende”. Esta nueva herramienta, publicada el pasado 10 de junio, disponible en la página web de la AEPD, ha surgido con la idea de ayudar a emprendedores y nuevas empresas (startups) de reciente creación en su tarea de adecuación a la normativa de protección de datos.

El funcionamiento de la herramienta es similar al ya empleado en “Facilita RGPD”, consta de diferentes ventanas donde se realizan preguntas acerca de los datos personales que se tratan en la organización. Una vez respondidas las cuestiones planteadas, la plataforma genera un informe personalizado en el que se incluirá la siguiente información: el Registro de Actividades de Tratamiento con cada uno de los tratamientos de datos que se han seleccionado, cláusula para los formularios de recogida de datos y cártel informativo de videovigilancia para aquellas entidades que dispongan de dichas medidas de seguridad.

Con el fin de fortalecer la responsabilidad proactiva (art. 5.2 RGPD) a la que todo responsable de tratamiento esta obligado, Facilita Emprende dará apoyo a que la estructura de cualquier entidad desde su fase inicial del diseño. La adopción de las medidas técnicas y organizativas encaminadas a la implantación de las obligaciones establecidas en el RGPD y LOPD a través de la herramienta facilitada por la AEPD desde el comienzo de la vida social de las entidades, fomentará que la estructura societaria se base en el enfoque de la “Privacidad desde el Diseño”

Tampoco debemos olvidar que, aunque esta nueva plataforma viene a dar soporte a empresas de reciente creación, en ocasiones no será suficiente para dar cumplimiento efectivo a todas las obligaciones establecidas en el RGPD. La propia herramienta avisa a los usuarios de que la plataforma constituye sólo una ayuda y que, por tanto, la obtención de los documentos resultantes no implica, de por sí, el cumplimiento automático de las obligaciones impuestas por la normativa. Es obligación del responsable, y en su caso del encargado, revisar cuidadosamente y asesorarse jurídicamente sobre la documentación generada para adaptarla y actualizarla a la situación concreta y específica de los tratamientos que se lleven a cabo en su entidad en cada momento.

Por ello, Facilita Emprende podrá ser de gran ayuda para aquellas entidades y sociedades de reciente constitución que traten datos de carácter personal, siempre y cuando no sean datos de carácter especial/sensible. La temprana utilización de la plataforma ayudará a crear una estructura de datos que facilitará el cumplimiento real y efectivo de la normativa de protección de datos. Como se ha reiterado, la herramienta facilitará y dará soporte a un primer cumplimiento básico a entidades de reciente constitución, sin perjuicio de que posteriormente se deban realizar las correspondientes actualizaciones y modificaciones conforme a la estructura de procesamiento de datos de la entidad.

Al igual que en Facilita RGPD, Facilita Emprende presenta una herramienta fácil e intuitiva respecto a su uso, pero que mantiene considerables restricciones para todas aquellas empresas que no se encuentren dentro de los parámetros básicos establecidos para que su uso sea válido para cualquier entidad sin distinción y en función de los datos personales que se traten.

*** Efrén Díaz Díaz es abogado, Doctor en Derecho. Responsable de las Áreas de Tecnología y Derecho Espacial en Bufete Mas y Calvet.

*** Carlos Albareda Úbeda es colaborador de las Áreas de Tecnología y Derecho Espacial en Bufete Mas y Calvet.