La función de compras es un actor cada vez más core y estratégico dentro de las organizaciones empresariales. Y esto es así porque se han convertido en un elemento crítico a la hora de hacer frente a un contexto empresarial enmarcado por la inflación, la enorme vorágine digital y tecnológica, el riesgo geopolítico, los problemas de la cadena de suministro o la intensidad competitiva. Y es que esta área tiene que cumplir unos objetivos que son cada vez más complejos de gestionar y más exigentes en cuanto a plazos y ahorro de costes.

Los nuevos modelos de compras deben cumplir además un plan de gestión responsable y bajo estrictos principios de sostenibilidad para todo su ámbito de influencia, tanto externo como interno. Sin embargo, la escasez de talento y profesionalización del área de compras, así como de tiempo y tecnologías necesarias dentro de las propias empresas, ha derivado en una mayor confianza en la externalización del área, para poder lograr la completa alineación con las diferentes partes interesadas y obtener un impacto económico directo y positivo en el balance general. Para ello, las organizaciones buscan proveedores especializados, de confianza, que cuenten con el know how y con tecnología de vanguardia de una manera segura y rápida.

Asimismo, la figura del Business Process Outsourcing (BPO) de compras ha empezado a evolucionar y experimentar un gran cambio, crecimiento exponencialmente desde hace cinco años, a pesar de ser un servicio existente desde hace más de 30.

Este impulso es debido a que es un player que ayuda a cubrir gran parte de los retos actuales de esta área del negocio, siendo una opción rentable para compañías de cualquier dimensión y sector de actividad. La puesta en marcha de un servicio de BPO de compras aporta beneficios desde el primer día, y de forma más notable a partir de un periodo de entre 5 y 6 meses, aportando un ROI de entre el 150 y 300% por mejoras de precios y condiciones con proveedores, optimización de recursos y reducción de plazos de ejecución según datos calculados en 2020. Además, es una puerta de entrada a la especialización y la digitalización.

Este socio estratégico ayuda a las compañías en estos momentos de tierras movedizas a desprenderse de las tareas que tienen menos valor y ampliar la cartera de servicios.

Y es que, en la mayoría de los casos, existe una excesiva dedicación de recursos a las compras operativas, es decir, aquellas que no son core para el negocio, lo que repercute de forma negativa en las compras más relevantes. Y las tareas administrativas que tienen escaso valor para el negocio también les quitan un tiempo y unos recursos que ahora mismo escasean.

La eficacia en la toma de decisiones escala en relevancia y se torna crítica: debe incluir una exhaustiva gestión del riesgo, un contacto y diálogos continuos con proveedores, una resolución milimétricamente óptima de las solicitudes de compras de distinta tipología, un control exhaustivo de las variaciones de la carga de trabajo y una búsqueda constante de alternativas que nos salven de los incesantes contratiempos a los que nos estamos enfrentando.

Tomar medidas para el desarrollo de un área de gestión de compras y aprovisionamiento profesionalizado, o de un programa de control de riesgos de proveedores requiere tiempo e inversión. También personas, conocimiento y especialización. Es la principal causa de que muchas empresas españolas no lo hayan podido hacer aún, y la causa de que las organizaciones y pequeños comercios estén sufriendo las consecuencias de ello en los peores momentos de crisis.

Y es en este punto en el que la externalización de la gestión de compras se convierte en una opción vital para convertir en variables determinados costes fijos y para poder dedicar más tiempo a gestionar internamente compras estratégicas. Y es que, externalizar los servicios operativos supone una reducción de costes en torno al 18% y al 25%.

Las grandes compañías fueron las que comenzaron a apostar por el BPO en un primer momento. Hoy realizan solicitudes de entre 25.000 y 200.000 €, con foco en la ejecución rápida, sin perder el objetivo de ahorro y mejora de condiciones o fast track. Demandan también centralización en un tercero de la emisión de pedidos y su seguimiento, de cara a mejorar en eficiencia y liberar al personal de ciertas tareas. Las compañías de tamaño medio lo hacen en torno a los servicios de aprovisionamiento y de compras menores, incluyendo la gestión de facturas y pagos. Y observamos un auge en los servicios de compras no estratégicas, en modo fast track, y del resto de tareas operativas como, por ejemplo, la homologación de proveedores.

Y las pymes, por su parte, requieren una externalización completa de las compras no estratégicas y, nuevamente, la gestión integral de las compras menores. Esta externalización les permite utilizar plataformas tecnológicas según las preferencias del negocio, asegurando mejoras de eficiencia, calidad, transparencia y trazabilidad de todas las tareas ejecutadas.

En definitiva, es importante apostar por un BPO en compras que se convierta en un partner de confianza, que ayude a crecer a las empresas, acompañándolas en su evolución, compartiendo sus objetivos y retos estratégicos en materia de compras y alineado con el resto del negocio. De este modo, no se perderá el foco en el objetivo principal del negocio, podrán reducir costes, disminuirán el riesgo operacional, aumentarán la capacidad de reacción, influyendo positivamente en la productividad de las empresas. Y contarán con la mejor y más puntera tecnología, así como especialización y experiencia.

*** Rosario Piazza es CEO de Fullstep.