¿Teletrabajo? ¡Sí, pero bien organizado!

En una cultura laboral tan presencialista como la española, la situación que nos ha tocado vivir en el último año a raíz de la epidemia de la covid-19 ha puesto de manifiesto la inexistencia, en las mayorías de las empresas, de procesos y protocolos para trabajar en remoto, así como las dificultades de trabajadores y managers sobre cómo organizarse. Debido a esa falta de previsión, lo que se ha venido realizando desde marzo de 2020, cuando cayeron muchos de los paradigmas sobre los que se asentaba nuestra existencia, no constituye en sí trabajo remoto, sino que se trata más bien de un presencialismo a distancia, o telepresencialismo.

Teletrabajar o trabajar en remoto no supone reproducir exactamente lo mismo que hacemos en la oficina (horarios, protocolos, medios de comunicación) pero desde casa. Sin embargo, en la mayoría de los casos, el proceso fue mandar a casa al trabajador con un portátil y un acceso VPN, o como mucho implantar alguna herramienta de comunicación tipo Teams, que se usa básicamente como un chat grupal, desaprovechando la mayoría de las ventajas y funcionalidades de este tipo de herramientas.

Empezar a teletrabajar es un proceso, no es algo que pueda implantarse del día a la noche, sino que requiere de una cuidada organización, de mucha, muchísima planificación y de una adaptación. Además, es posible que haya que pivotar algunas partes de ese proceso para adaptarnos a la cultura de la empresa o a las necesidades del mercado.

Las empresas que creen en el trabajo en remoto y, por tanto, lo aplican de una manera continuada, consciente y como parte de los valores de su empresa (no como un simple beneficio para sus trabajadores) tienen que ser, y lo son, muchos más organizadas, planificar mucho mejor y ser exquisitas en la forma en la que se comunican tanto interna como externamente.

Los beneficios del trabajo remoto son claros para ambas partes. Para los trabajadores supone más flexibilidad, autonomía y posibilidades de conciliación con la vida personal. Para las empresas supone más productividad (sí, sí, estudios del Stanford Institute for Econonomic Policy descubrieron que los equipos que llevaban cierto tiempo trabajando en remoto eran un 13% más eficientes que en el periodo anterior), más eficiencia, cuentan con trabajadores más motivados y pueden acceder al mejor talento al no limitarse a la zona geográfica donde está situada la empresa, además del obvio ahorro en espacios físicos en oficinas.

Muchas empresas, como la española Liberty Seguros o muchas de Silicon Valley, ya han anunciado que después de esta situación de pandemia van a seguir fomentando el trabajo en remoto o donde será la opción por defecto. Incluso hay empresas donde es trabaja 100% en remoto y de forma asíncrona, como Github, Zapier o Hotjar.

Pero cuando empezamos a trabajar en remoto, tenemos dos vertientes que debemos analizar. Por un lado, la individual: cómo cada trabajador nos vamos a organizar para teletrabajar. Nadie nos ha enseñado a teletrabajar, por lo que se debe ayudar al equipo a aprender técnicas y herramientas para cuidar su concentración y motivación y seguir siendo igual o más productivos. Y por otro, la colectiva: cómo nos vamos a relacionar con nuestros equipos, y, si somos managers, cómo vamos a gestionar a un equipo en remoto.

En la parte individual, la llamada fatiga pandémica afecta a la concentración y a la motivación. Somos seres sociales, necesitamos relacionarnos con las otras personas y si, además, no contamos con los recursos propios o aportados por la empresa para cuidar nuestra carga y nuestro entorno de trabajo, podemos caer en situaciones muy negativas que repercuten en nuestra eficiencia y en nuestra salud mental (y física: ya hay muchos estudios que demuestran la caída de la actividad física fruto de las restricciones). Aún muchos trabajadores siguen realizando sus funciones en condiciones muy alejadas de las deseables desde el punto de vista ergonómico.

Desde la parte colectiva, la eficiencia de la gestión de equipos parte de tres máximas:

- “Cuánto más controles a tu equipo, menos eficiencia tendrá”
- “Los trabajadores solo pueden ser responsables por lo que se espera de ellos”
- “Los comportamientos que recompenses serán tus valores”

Estas máximas nos dejan varias áreas a las que hay que poner especial atención cuando trabajamos en remoto:

- Se exquisito en tu comunicación: trabajar en remoto implica ser mucho más cuidadoso con la forma y los canales con los que nos comunicamos. Habrá que establecer un plan de comunicación donde expliquemos a toda la empresa las reglas del trabajo en remoto. Ser exquisito en la comunicación implica también evitar las interrupciones y cuidar la concentración del equipo.

- Documenta todo. Una de las claves del trabajo remoto es no tener que tocar el hombro de tu compañero para pedirle información sobre algo que seguro que alguien ha preguntado antes. Acostumbrar a toda la empresa a documentar procesos, proyectos o resultados de reuniones ayuda a que se produzca un círculo virtuoso de auto-búsqueda, auto-servicio y auto-aprendizaje. El traspaso individual de conocimiento es muy costoso. La responsabilidad de documentar es de todos, incluidas las altas esferas.

- Presta atención a las reuniones. Las reuniones ya son en el mundo presencial el gran agujero negro de la productividad. Aprovechemos la oportunidad que nos brinda del trabajo en remoto para hacerlas más eficientes y productivas. En primer lugar, cada reunión debe venir acompañada de una agenda y una documentación previa para que los asistentes puedan prepararla. Después de la reunión, documentar los “minutes” hará más fácil la transmisión de la información para los no asistentes, así como el ejecutar las decisiones tomadas en dicha reunión.

- Fijación de objetivos claros y concretos. Los trabajadores solo pueden ser reconocidos y evaluados por lo que se espera de ellos, por lo que las prioridades y expectativas deben ser claras, fijando quienes son los responsables, qué deben entregar y en qué plazos.

- Comunicación informal. En un entorno de teletrabajo, la comunicación formal debe de coordinarse de manera formal. Crea momentos y espacios para que los equipos puedan relacionarse y hablar sobre temas no laborales. Por ejemplo, tener sesiones diarias de videoconferencias solo para saludar, comidas virtuales, happy hours, o canales de comunicación solo para compartir ideas de ocio, etc. Es importante mantener al equipo cohesionado y unido.

- Cuida tus valores y a tu equipo. Uno de los mayores retos de las empresas que implementan el teletrabajo es cómo conseguir mantener y evolucionar su cultura y sus valores. Hay que decir que los valores se refuerzan cuando los usas: en los procesos de selección, en las evaluaciones 360º, como criterios para promociones o salidas de la compañía, lo que hacen los líderes. Recuerda: “Los comportamientos que recompenses serán tus valores”. Por otro lado, el trabajo en remoto tiene el riesgo del aislamiento, que puede provocar desmotivación y, finalmente, el síndrome del burnout o sentirse quemado con el trabajo. Es importante enseñar a los equipos a trabajar en remoto y a desconectar para evitar estas situaciones descritas.

En definitiva, el trabajo en remoto es un proceso que debe implementarse de manera consciente y organizada y puede ayudar a aumentar sustancialmente la calidad de vida y bienestar de las personas al mismo tiempo que a construir empresas más productivas, flexibles y adaptadas a las necesidades de sus trabajadores.

*** Epifanía Pascual es consultora en Transformación Digital y Cultural