Durante la pandemia de la Covid-19, ha quedado patente -por si alguien tenía alguna duda- la enorme importancia de los sanitarios en nuestra sociedad. Los famosos aplausos de las ocho de la tarde son fiel reflejo de ello. Pero más allá de esta situación excepcional, el meritorio trabajo de médicos y enfermeras suele toparse con una barrera inusitada: la gestión administrativa.

En un hospital, son muchos los documentos que se manejan tanto de los pacientes (historias clínicas, pruebas diagnósticas, protocolos de actuación, citaciones, recetas...) como en la cara interna (asignación de turnos, compras, nóminas...). Y si a ello le unimos la dispersión geográfica y una creciente demanda de servicios sanitarios, la situación se vuelve desafiante.

La solución, como en casi todo, viene de la mano de la tecnología digital. Así lo han entendido desde Vithas, el segundo grupo sanitario de España por tamaño, con 19 hospitales y 21 centros médicos en trece provincias, la red de laboratorios VithasLab, y la central de compras PlazaSalud 24.

Desde este grupo, y de la mano de SAP como su principal apoyo en el camino, se ha emprendido el rumbo hacia lo que podríamos denominar como la sanidad digital del mañana.

"Nos encontramos en un proceso de transformación profunda que no viene determinado por la pandemia, como en otras empresas, sino que ya desde 2019 nos decidimos a hacer muchos cambios a nivel de sistemas y de cultura con un proyecto estratégico que englobaba a todas las áreas", explica a D+I Mercedes Barreiro, CIO y directora corporativa de Transformación Digital de Vithas. "Como trasfondo de todo tenemos la implementación de procesos únicos y la creación de una herramienta común que sustente toda nuestra actividad y que nos permita establecer una relación más cercana con los pacientes con propuestas como la videoconsulta o la receta virtual".

Como dice Barreiro, la Covid-19 no ha hecho sino poner sobre la mesa algunas de las áreas de mejora que el sector sanitario tiene por delante. Conforme nuestra sociedad es más envejecida, cada vez hay más pacientes con enfermedades crónicas que deben recibir atención médica habitual. Y ahí es donde se antoja fundamental tener un canal digital para poder atender esa demanda.

"Uno de los grandes retos es esa atención a través de medios digitales. De alguna manera nos lo estaban demandando nuestros pacientes, pero no terminábamos de ver su adopción. Ni pacientes, ni médicos ni aseguradoras nos poníamos a ello", admite la directiva. "Hacía falta darle un verdadero impulso y ese ha sido la Covid-19, porque era la única manera que tuvimos durante unos meses para atender a nuestros pacientes que no tenían una enfermedad grave".

La videoconsulta, de innegable utilidad durante la pandemia, ha llegado para quedarse, o al menos así lo defiende Barreiro."¿Qué sentido tiene que una persona tenga que acudir al médico para recibir los resultados de un análisis rutinario, para ser derivado a un especialista o para renovar una receta?", afirma tajantemente.

Renovarse por dentro

Sin embargo, estos canales de interacción digital con los pacientes son sólo la punta del iceberg de todo el trabajo que Vithas y SAP están llevando a cabo en la parcela tecnológica. Y es que, para poder ofrecer estos servicios -y, también, para mejorar su propia eficiencia operativa y la calidad de sus propuestas de valor- se hacía imperativo rediseñar todo el sustento que los soporta.

"Queremos tener unos procesos y sistemas que faciliten tanto al profesional como al paciente el paso por Vithas", detalla Mercedes Barreiro. "Por eso estamos tratando de modernizar y unificar todo el 'backoffice' que tenemos. Al contar con tantos centros y haber experimentado un gran crecimiento inorgánico, hay una variedad de sistemas relevantes".

Entra en escena el proyecto estrella de Barreiro y la alianza que su empresa mantiene con SAP, que tiene hasta nombre propio: Vithas One. En esencia, trata de revisar, optimizar y replantear todos los procesos de la compañía, compartir datos únicos de pacientes entre todos sus centros y desplegar una plataforma sobre la que ir integrando a nuevos hospitales que se unan al grupo o servicios de nuevo cuño que ofrezca la empresa.

"A principios de 2020 definimos los procesos y en junio empezamos la implantación de la parte financiera y de compras con la intención de ponerlo en producción este enero", comenta la CIO de la compañía sanitaria. "Y estamos comenzando también con la parte asistencial, que es la más compleja porque es el corazón del negocio. Estamos implantando la parte de administración del paciente y esperamos tener todos los centros migrados en un tiempo razonable, dada la magnitud de la empresa".

La plataforma, creada con SAP S/4HANA como su ERP de referencia, abrirá un mundo de posibilidades a Vithas con la explotación del dato como epicentro.

"Tener toda la información centralizada en un único punto nos abre muchas opciones a todas las áreas de la compañía, desde asistencial a financiero o de compras. Podremos hacer un análisis y predicciones precisas sobre temas que ahora mismo son complejos por la heterogeneidad de sistemas que tenemos. Pero al centralizar toda la información de la empresa, podremos explotarla de manera sencilla. Y eso es un tremendo logro", aspira Barreiro.

"Por otro lado, el hecho de tener procesos y herramientas comunes, también nos posibilitará robotizar determinadas tareas y ahí el beneficio es en tiempo. Podremos liberar esos recursos para otras necesidades que tienen cada uno de los centros, que son muchas", añade la CIO. "En un hospital, hay una cantidad de trabajo impresionante y, en ocasiones, nos perdemos en detalles administrativos que se pueden robotizar. Queremos dedicar nuestros recursos a tratar a nuestros pacientes y en acompañar a los pacientes de la mejor manera, porque una estancia en el hospital ya de por sí a veces es no es del todo agradable".

Sin olvidar otro aspecto que muchas veces nos pasa inadvertido: gestionar a las plantillas de un centro de salud es mucho más complejo que en una empresa al uso. La gran distribución geográfica de su red de hospitales, unida a la particular dinámica de guardias, actividades puntuales e intervención de personal 'freelance' hace que sea imperativo contar con un "sistema de nóminas robusto" que pueda abordar este desafío sin perder más tiempo del debido. "Para ello, SAP SuccessFactors está siendo la herramienta de apoyo en este ámbito", detallan desde Vithas.

Lo mejor de cada casa

Barreiro presenta un perfil curioso a la hora de acometer esta ingente misión: además de haber pasado por el sector de la salud, también ha liderado la digitalización en empresas del sector energético y de la gran industria.

"La vida no ha dejado de llevarme a cosas diferentes. Pero eso me ha dado una riqueza y una visión bastante completa de cómo afrontar cambios en diferentes sectores y de cómo trasladar soluciones que no son propias de un vertical pero que son aplicables", reconoce la ejecutiva.

En la cabeza de Mercedes Barreiro hay una máxima: conseguir que desaparezca el papel de los hospitales. "El día que lo consigamos al 100% va a ser espectacular. Tendremos una relación fluida con nuestros pacientes, quienes tendrán toda la información que quieran sin tener que llamarnos para pedirla", sueña en voz alta.

"Quiero soluciones ágiles, sin impedimentos físicos, y siempre teniendo en cuenta a los públicos de todas las edades y con diversas habilidades digitales. Que no hagan colas porque ya lo tengan todo resuelto antes de llegar... Son muchas cosas pero que al final buscan que cuando alguien venga a nuestros hospitales solo estemos preocupados de resolverles su problema de salud, no de papeleos o pequeñeces que sobran en ese momento", concluye.