A partir del próximo 1 de enero alrededor de 340.000 funcionarios del Estado podrán desempeñar el 60% de su actividad laboral de forma remota. De cara a esta importante modificación de las condiciones laborales de los empleados públicos, surgen dudas sobre cómo podrán afrontar determinadas tareas desde casa.

Aunque la digitalización de la Administración es uno de los grandes retos de nuestro tiempo, la transformación digital en marcha brinda nuevas herramientas que pueden contribuir a agilizar trámites y mejorar la atención al ciudadano al tiempo que se reduce el impacto medioambiental.

Queda mucho por hacer pero, algunas instituciones como el Ministerio de Justicia, ya prestan atención ciudadana a través de una herramienta desarrollada por la startup Councibox que, gracias a su tecnología 'blockchain', permite realizar reuniones de forma virtual con las mismas garantías legales y de seguridad que las presenciales.

"Nuestra solución, que es adaptable a otras Administraciones públicas, no solo permite que los funcionarios presten el servicio desde su casa o cualquier otro lugar, sino que es más cómodo para el ciudadano e, incluso, más sostenible para el planeta", explica a D+I Javier Polo, CEO de Councilbox.

Agustín Tourón y Víctor López, fundadores de Councilbox, comenzaron el proyecto allá por el año 2015, en una aceleradora de la Zona Franca de Vigo, y desde ese momento la iniciativa no ha parado de crecer.

Pandemia y emergencia climática, el contexto

El principal objetivo de Councilbox era -y sigue siendo- facilitar a las organizaciones, tanto privadas como públicas, el proceso de virtualización. "Con nuestras dos líneas actuales de producto, damos la oportunidad de realizar reuniones jurídicamente seguras a través de internet, así como de brindar atención telemática al ciudadano con respaldo legal", indica Javier Polo.

La irrupción de la pandemia a partir de marzo de 2020 y la emergencia climática son dos pilares de la sociedad actual que justifican, más si caben, iniciativas disruptivas como la de Councilbox. Y es que sus aplicaciones van más allá de la relación con la Administración.

"Nuestro producto facilita tener la reunión, junta, asamblea, votación, etc., por videoconferencia y con un nivel de seguridad jurídico igual o superior al de la celebración presencial", explica el CEO.

Pero ¿cómo se consigue? La clave está en el uso de la tecnología blockchain. "La utilizamos para la gestión de evidencias que se capturan durante todo el proceso, garantizando su inmutabilidad y sellado de tiempo. Dicho proceso realizado con Councilbox es completamente auditable y ofrece pruebas irrefutables en caso de que se abra un proceso legal", asevera el responsable.

Manejo sencillo y sin instalación previa

Además, la solución no requiere grandes conocimientos técnicos ni de una instalación previa ni para el usuario ni para el funcionario en su caso. "Se presenta una interfaz de uso muy sencilla para el usuario, orquestando el proceso completo. De forma que, solo con un navegador web y acceso a internet puede gestionar todas sus necesidades", añade el CEO en esta línea.

En el caso concreto del Ministerio de Justicia, Councilbox adaptó su herramienta para esta institución -solución EVID- de forma que ahora los ciudadanos pueden realizar trámites que antes solo podían hacer de forma presencial, como el certificado de antecedentes penales o delitos de naturaleza sexual.

"Todo ello con atención personalizada, respaldo legal absoluto y una trazabilidad del proceso que no existe cuando la gestión es física", puntualiza Javier Polo.

Además, este producto orquesta el proceso completo, de forma que pueden solicitar cita previa, conseguir los consentimientos y aceptaciones necesarios, enviar y firmar documentación y ser atendido videopresencialmente por este Ministerio.

Los beneficios son directos y sobre todas las partes implicadas en el proceso. Las Administraciones públicas pueden ofrecer, gracias a OVAC, atención al ciudadano videopresencial y 100% trazable.

Esto permite acercar la Administración al ciudadano, sobre todo a aquellos que presentan problemas de movilidad o que se encuentran en zonas lejanas y por supuesto, una optimización de los recursos dedicados.

Altas capacidades de integración

"Sin olvidar, como comentaba antes, el nivel de seguridad que aporta a ambas partes. Por ejemplo, si un ciudadano intentara impugnar los trámites llevados a cabo con esta herramienta, nuestra tecnología puede demostrar cómo han ocurrido los hechos. Esto es posible gracias al blockchain, que garantiza la integridad del proceso".

Por su parte, la ventaja para el ciudadano, además del innegable ahorro de tiempo y costes, tanto de desplazamiento como de papel, tiene también grandes beneficios, "pues es un proceso tan sencillo como la atención presencial, en la que hablas con una persona que te ayuda con el proceso y además, recibe el acta resumen de la reunión".

Además, es un producto con altas capacidades de integración, de forma que puede utilizar su solución nativa o integrarse con los sistemas de cita previa o de sede electrónica que ya existan, además de los estándares de identificación como DNI electrónico, Clave PIN, el certificado de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, etc.