¿Qué es un anfitrión sostenible? Las claves para organizar un evento con el menor impacto posible

Según el Programa de Naciones Unidas para el Medio Ambiente (PNUMA), un evento sostenible, “es aquel evento diseñado, organizado y desarrollado de manera que se minimicen los potenciales impactos negativos ambientales, y que se deje un legado beneficioso para la comunidad anfitriona y todos los involucrados“.

Desde hace tiempo la industria se está preocupando activamente por la intervención en los aspectos sostenibles de los eventos. La importancia de generar eventos que sean sostenibles ha ido creciendo debido, entre otras cosas, a una mayor concienciación en torno a estos aspectos.

Una cuestión económica y social que debe contar con una política de sostenibilidad que sea adecuada, marcando objetivos y metas que sean alcanzables y medibles. Sin duda, es necesario contar con un plan que marque un procedimiento y en un determinado plazo.

[¿Eres sostenible?]

Beneficios de organizar un evento sostenible

• Permiten reducir el impacto ambiental y social negativo.
• Representan un ahorro de dinero.
• Añaden valor humano y ambiental al evento.
• Generan una mejor imagen de la marca o la empresa.
• Crean vínculos entre el ambiente y la organización y entre la organización y la comunidad.
• Inspiran a la innovación y la creatividad.
• Cambian la relación de todos los participantes, tanto invitados como organizadores, con el entorno natural.

Además, es necesario controlar los posibles desvíos que puedan suceder para corregirlos tales como: la generación de residuos, un elevado consumo de energía y de agua, contaminación acústica, contaminación lumínica, contaminación atmosférica y mayor degradación del entorno.

Para poder paliarlos o al menos reducirlos existen ciertas claves a tener en cuenta antes de llevar a cabo un evento, las cuales no implican una inversión más costosa, sino de una redistribución y reorientación de este para lograr un evento con un menor impacto medioambiental.

Claves para organizar un evento sostenible

Un evento es por naturaleza efímero. Sin embargo, es posible dejar un legado positivo y sostenible para el área local y los participantes. ONLYLYON Tourism ha creado una lista de verificación para usar durante los preparativos previos al evento y el análisis posterior al evento.

Los principales puntos a tener en cuenta en la organización de un evento sostenible son los residuos, el agua, la energía, la movilidad, la alimentación, la protección del entorno y la comunicación.

Por lo que para mejorar el impacto del evento en materia de residuos hay que seguir las tres erres: reducir, reutilizar y reciclar. A la hora de elegir los materiales para el mobiliario, escenografía o para los detalles que se requieran para el evento, lo ideal es optar por aquellos que sean reciclados o reciclables.

Es decir, que no sean de primera fabricación o, en caso de serlo, que estén fabricados en materiales que puedan posteriormente reciclarse y que no sean de un solo uso o que haya sido producidos con ciertos sistemas de certificación como FSC o PEFC.

Señalizar la gestión de residuos es muy importante para evitar un impacto mayor en el entorno, es decir, que la gestión de residuos sea adecuada. Para ello, lo ideal es señalizar adecuadamente los puntos de recogida de residuos para evitar confusiones, eligiendo contenedores clasificados por colores.

Asimismo, es importante tener en cuenta que gracias a las nuevas tecnologías, el uso del papel forma parte del pasado y es una excusa más para prescindir de él por medio del QR como formato para la invitación o información correspondiente con el evento.

En este aspecto también entran en juego el agua y energía como piezas fundamentales en la organización de un evento. Y es que se necesita energía para casi todas las actividades, por lo que hacer un consumo responsable es vital.

Una de las opciones más asequibles a la par que sostenible es organizar un evento a la luz del día y evitar así el mayor consumo de energía y electricidad que se genera para un evento nocturno.

Al organizar un evento responsable con el medio ambiente, la elección de los socios del evento es vital para su preparación. De hecho, un lugar o un proveedor de servicios que sea consciente de los desafíos de la sostenibilidad y que ofrezca acciones concretas para el medio ambiente será un socio invaluable para el éxito de su evento.

[Comprometidos con la gestión sostenible del residuo]

Elegir un lugar con certificación ambiental o que haya introducido buenas prácticas de desarrollo sostenible será la clave, así como es necesario que todas las partes de la empresa estén concienciadas con el tema.

No se trata de que un grupo de personas piense en ello, sino de que todas las partes de la organización puedan conocer la importancia de estas prácticas, adquieran un compromiso con ello y conozcan las técnicas para llevarlo a cabo. Esto incluye a los proveedores externos, que también deben estar alineados con la postura de la organización.

Muchas veces, cuando se gestiona la logística de transporte de un evento, se realizan viajes que son innecesarios y que pueden evitarse. Se debe buscar una organización de la logística que sea acorde a la sostenibilidad, maximizando la ocupación de los transportes utilizados para reducir la cantidad de viajes.

Además, se recomienda buscar medios de transporte que no aumenten la huella de carbono. El cálculo de la Huella de Carbono de ADEME permite comparar los distintos modos de transporte para elegir el más sostenible como el uso de bicicleta y del transporte público.

[Usar la bicicleta tiene recompensa: cómo la gamificación ayuda a reducir la huella de carbono]

Por último, los productos que se sirvan deben ser ecológicos y locales así como que se debería usar productos de comercio justo e impedir que se tiren comida y basura para evitar el daño de la flora y fauna del lugar.

En definitiva, todo ello hará del evento una experiencia ejemplar para poder no solo llevar a cabo una organización sostenible, sino concenciar al mundo de la necesidad de implementar estos cambios no solo en los eventos sino tambien en su día a día.