Google, al igual que Facebook, tiene un protocolo de actuación para cuando un usuario muere, y los usuarios en España pueden elegir qué es lo que pasará con la cuenta y toda su información. De esta forma, se puede decidir en vida que es lo que pasará con la huella digital que cada persona deja, como sus correos, imágenes de Google Fotos o archivos de Google Drive.
La herramienta de Google que gestiona esto es el Administrador de cuentas inactivas, y ofrece opciones como compartir ciertas partes de la cuenta con algunas personas, o directamente eliminar la cuenta sin avisar a nadie. Es elección de cada uno, aunque Google ha anunciado que borrará todas las cuentas que no hayan tenido actividad en dos años.
Google no puede proporcionar contraseñas ni otros datos de inicio de sesión a los seres queridos de la persona fallecida, aunque se puede dejar un mensaje con estos datos de forma manual.
Cuenta inactiva
El Administrador de cuentas inactivas de Google gestiona qué pasará con la cuenta de un usuario fallecido. Lo primero que hay que establecer es el tiempo tras el cual Google considera una cuenta inactiva. Puede ser de 3, 6 12 o 18 meses.
Cuando quede un mes para que este plazo se cumpla la compañía se intentará poner en contacto con el usuario por correo o SMS para avisarle. Al hacer alguna actividad como ver un vídeo en YouTube, enviar un correo o iniciar sesión, dejará de considerarse inactiva.
Elegir qué información compartir tras el fallecimiento
Si no pasa esto, Google da la opción de avisar hasta a 10 personas, que serán notificadas sobre el estado de la cuenta. También se puede compartir información sobre la cuenta con estas personas. Esta se elige de entre las plataformas de Google.
Es decir, se puede dar acceso a otras personas a la información de Google Maps, YouTube, Google Drive, Gmail e incluso los contactos de Google, que a partir de ahora deben estar sincronizados en la nube para que no se eliminen. Es algo opcional, por lo que también se puede notificar a estos usuarios pero no concederles ningún permiso.
Respuesta automática
Una vez se considera la cuenta inactiva, se puede escribir una respuesta que se enviará de forma automática a quien envíe un correo a la cuenta. Este mensaje queda a elección de cada uno, no es obligatorio. Si se manda, en ese mensaje Google informará de que ya no tienes acceso a esa cuenta.
Gmail enviará una respuesta automática cuando la cuenta se considere inactiva
Es posible escribir tanto el asunto como el cuerpo del mensaje del correo. Hay que tener en cuenta que al ser una respuesta automática, se mandará a todo el mundo. Es decir, pueden recibir ese mensaje, tanto personas cercanas como desconocidos.
Existe la opción de enviar este mensaje solo a las personas que estén guardadas como contactos en la cuenta. El mensaje puede tener una extensión de 5120 caracteres, y no admite la posibilidad de adjuntar archivos.
Eliminación de la cuenta
Como parte final de este proceso, Google da la posibilidad de eliminar por completo la cuenta al fallecer. No es algo inmediato, sino que la compañía da 3 meses de margen desde que se haya declarado la cuenta inactiva. Siempre que se elija la opción de eliminarla, claro.
Este tiempo está destinado a que, si quieren, los seres queridos y las personas a las que se ha dado acceso a la cuenta tras el fallecimiento descarguen toda la información compartida con ellos.
Si no se marca la opción, en teoría, la cuenta no se eliminará. Sin embargo, teniendo en cuenta que Google anunció que tras 2 años de inactividad eliminaría cualquier cuenta, parece que se borrará igualmente.
Este cierre de cuenta es definitivo y se llevará a cabo, a pesar de que no se haya designado ningún contacto al que avisar. Pese a esto, con la nueva política de la compañía respecto a las cuentas inactivas, esta se borrará pasados 2 años desde el último uso de la cuenta.