Sí, se que parece una barbaridad que la administración se ponga al día, ¿pero que pasaría si a Hacienda le da por pasarse al infinito poder de la nube y empezar a utilizar las Google Apps que otras instituciones internacionales ya están adoptando?

Cada vez Internet y las redes sociales están más presentes en las instituciones: es algo inevitable viendo la enorme evolución que han cogido por todo el mundo, e incluso ya tenemos pueblos enteros que basan su funcionamiento en Twitter. Negar que la nube forma parte de la vida administrativa es cerrarse los ojos, conociendo todas las ventajas que esta nube puede aportar a nuestro trabajo, y abrirse a ella es un paso que muchas instituciones ya están haciendo.

Las autoridades tributarias de Reino Unido dicen ‘sí’ a las Google Apps

Hablamos de este tema porque la «Hacienda» de Reino Unido ha decidido dar el paso a Google Apps, después de probarlo durante un tiempo y comparar con el resto de opciones. Según podemos leer en 9to5Google, ya son varias las instituciones de Inglaterra que han dado el paso a Google como alternativa a Microsoft Office, asegurando que han tenido en cuenta todas las alternativas (como Office 365). Además, Google afirma que están aprendiendo del desafío de almacenar datos confidenciales en los servidores que la compañía tiene en el extranjero.

Dejando a un lado la decisión que han tomado en el HMRC (Her Majesty’s Revenue and Customs), cada vez más datos van pasando a la nube, incluyendo todos esos datos sensibles que la Hacienda de Reino Unido pueda almacenar: casos abiertos y cerrados, información sobre impuestos… todo a cambio de disponibilidad instantánea y funciones avanzadas de colaboración.

Es lógico pensar que no vale la pena correr el riesgo que supone una filtración de datos o un fallo de seguridad en la nube, pero el HMRC se ha atrevido a dar ese paso, y eso podría hacer que otras empresas también se animen. Además, es un paso que varios estados estadounidenses se han atrevido a realizar con éxito, como anuncian orgullosos en Google.

Suecia y Los Ángeles, al otro lado de la balanza

Sin embargo, no todo son luces para la compañía en este campo, porque también existen instituciones que se han tenido que echar atrás, e instituciones que han prohibido tajantemente el uso de estos servicios en la nube por las dudas que las políticas de Google llegan a generar. Tenemos como representantes de estos problemas a dos casos importantes

• En Suecia, el uso de las Google Apps (correo, documentos, calendarios y un largo etcétera) se prohibió a todos los empleados del gobierno en cuerpos municipales y agencias federales, según cuentan en Gigaom, debido a problemas detectados al analizar las políticas de uso de estas aplicaciones de Google.
• El departamento de policía de Los Ángeles (LAPD) trató de ponerse al día con la adaptación a Google Apps de todas las instituciones de Los Ángeles, la primera gran ciudad que adopta los servicios de Google, pero la cosa no terminó de salir bien para el cuerpo de policía: es imposible desarrollar servicios en la nube con las reglas de seguridad que impone el FBI, aunque el problema es mucho más extenso.

¿Qué ventajas aporta Google Apps a un país?

Ya vemos que existen opiniones muy dispares acerca de gobiernos abrazando la nube, aunque hay que admitir que Google lo vende de maravilla: reduce costes a la vez que aumenta la productividad, permite a los funcionarios estar conectados en cualquier parte, reducen el impacto medioambiental de la institución, y prometen mantener nuestros datos seguros.

Sin embargo, ya sabemos qué ocurre con la nube, y es normal que desconfiemos: los fallos en filtraciones o seguridad pueden costarle millones a esas instituciones, por lo que más vale que Google proteja bien todos esos datos confidenciales. Además, también es un inconveniente llevar datos locales a servidores en el extranjero, aunque estén disponibles estemos donde estemos.

¿Sería posible un Gobierno de España en la nube?

Soy consciente de que parecerá una locura, teniendo en cuenta que ya se tarda muchísimo tiempo para realizar los trámites más sencillos, pero tratad de imaginaros a las instituciones españolas con el poder que todas estas herramientas de Google Apps otorgan: podríamos conseguir que los funcionarios trabajen entre ellos más rápido y con menos problemas, hacer disponibles todos esos documentos dondequiera que estén los técnicos de Hacienda, y acabar con esa dependencia que existe a día de hoy de versiones antiguas de Microsoft Office, aunque es al precio de entrar en otro sistema con otro nombre cerrado.

No sería tan descabellado, teniendo en cuenta a todas las instituciones que ya lo han conseguido con éxito, pero también hay aspectos negativos que tener en cuenta. Además, tampoco podemos esperar mucho en ese sentido teniendo en cuenta que la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre ni siquiera se pone a trabajar para que sus certificados SSL sean reconocidos por los navegadores más utilizados; ya no digamos pasar todo a la nube.